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【2019年度版】2次会幹事必見!任された瞬間から当日までやることまとめ

新郎新婦さまから2次会の幹事を任された!

私いつも思うんです。幹事を任される方って、本当に仲が良くて頼りにされている方なんだなぁって。普段一緒に過ごす友達で、仲がいいだけじゃなく、自分たちの2次会幹事を任せたい!と思われているなんてとっても素晴らしい方にちがいありません!

大切な友人のとっても大切な日に、頼りにされるのってすごく嬉しいことですよね。ただその反面、絶対成功させたい!失敗だけはしたくない!と強く思ってらっしゃる方も多いのではないでしょうか。

でも、2次会幹事なんてそう何回もするものではないので、初めて幹事を任されてしまった方は、「いったい何から準備を始めればいいかわからない!」「何を決めればいいの?」「会場の下見は必要?」など、たくさんの疑問が頭に浮かび戸惑われているのではないでしょうか。

幹事さんって、実はしないといけないことや、決めなければいけないことがたくさんあるんです。

新郎新婦さんの想いも汲みながら、参加するゲスト達にも盛り上がってもらいたい!金額が高すぎてもいけないし、景品は豪華な方が喜ぶかな…なんて、本当に考えることがいっぱい!

…あ!今、「幹事なんて大変なこと、引き受けちゃったな…」って思っちゃいました?

大丈夫!!!

なぜなら今日は、そんな方のために今回は幹事を任されたあなたの為に、やらなきゃいけないもの、決めなきゃいけないことをまとめてみました。

これを読めば、幹事さんとして今からやるべきことが見えてくるはずです!

 

<<この記事はこんな方の為に書いています!>>

・2次会の幹事を任された方
・2次会幹事なんて初めて任された方
・今から幹事を頼もうとしている新郎新婦さま

 

 

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1.2次会の幹事を任された!まずやることは?

Sefgrt / Pixabay

 

①幹事メンバーの確認

まずは新郎新婦と相談し、幹事メンバーの確認をしましょう。知っているもの同士であればやりやすいですが、だいたいは新郎側、新婦側と初対面の場合が多いでしょう。LINE等でグループを作成し、繋げてもらいましょう。

 

②準備の分担をはっきりさせましょう

次に、新郎新婦が決めること幹事が準備をしないといけないことをハッキリさせましょう。これをしっかり分けていないと、準備するつもりがかぶってしまった、誰も準備できていなかった!などトラブルの元に…。だいたい出席確認、座席配置(自由席を選択される方も多くいます)などは新郎新婦、進行スケジュールや景品の買い出しなどは幹事様がされる場合が多かったです。確認しておいた方がいいことを以下にまとめています。

・出席確認 ・会場とのやりとり ・座席配置 ・進行スケジュール     ・BGM ・景品の用意 ・マジックや画用紙などの用意           ・受付(誰がするのか) ・司会(誰がするのか)←だいたい幹事

 

③会費はいくらにするのか

新郎新婦も含めて会費の確認をしておきましょう。

会費×参加人数-景品-会場に支払うお金-諸経費=黒字

幹事は支払わなくていいのか、諸経費いくらかかるのか、どれくらいの黒字を出せば新郎新婦にとっていいのか、お金のことは大切ですのであらかじめしっかり新郎新婦と幹事で話し合っておきましょう!また、男性女性で会費の値段を分ける方も多いです。その辺もしっかり確認しましょう!

 

 

 

2.2次会会場は下見した方がいい?

ElenaW / Pixabay

 

答えは絶対に下見した方がいい!一択!

そして下見だけではなく、会場のスタッフさんとも打ち合わせをしておきましょう。できれば新郎新婦も一緒に幹事も全員参加でするのがベスト。食い違いを防ぐためです。どうしても新郎新婦と日程が合わない場合は、会場スタッフと打ち合わせした内容をきちんと共有することが重要です!もし、新郎新婦に対してサプライズ企画を計画している場合は、式場スタッフに電話で相談するか、別日に再度打ち合わせを行いましょう。

会場やウェイティングスペース、受付場所などもしっかり確認を行いましょう。また、事前に新郎新婦に会場のお花をどうするか確認したうえで、式場から2次会会場にお花を移動して飾ることができるかも確認しましょう!また、併せて以下のことも確認しておきましょう!

・人数変更はいつまで? ・当日何時から会場に入れる?          ・テーブルは何人座れる? ・時間が少し押してしまった場合はどうなる?  ・受付は何分前から? ・景品は事前に持ち込める?             ・BGMの準備は会場?幹事? ・両替できる?       etc…

 

 

3.2次会幹事として決めないといけないことまとめ

Spiritze / Pixabay

 

①まずは進行スケジュールを組みましょう。

2次会行ったことない方はどんなことをするのかわからないひとも多いはず。あくまでひとつの例として以下のスケジュールを組んでみました。2時間で19時スタートのイメージです。もちろんこのとおりである必要はありません。ゲームの内容によっては、時間もかわりますのでご了承ください。

18:55 幹事から挨拶や会場の説明等

19:00 新郎新婦入場※キャンドルサービスを行うなら少し時間が必要ですし、ただ入場するだけならそんなに時間はかかりません。

19:10 乾杯&食事歓談(※人数にもよりますがしっかり時間をとりましょう)

19:30 ケーキ入刀&ファーストバイト(しない人もいます)

20:00 ゲームスタート(景品人数によって時間は変わります)

20:30 歓談(写真も撮りたいと思うので歓談もしっかりとるのがオススメ!)

20:40 サプライズがあればここらへんいでいれるのもいいかも

20:50 新郎新婦 締めの挨拶

20:55 新郎新婦退場

21:00 お見送り

あくまで一例です。ムービーを上映したい人や、ゲームをたくさんしたい人、テーブルごとのフォトラウンドをする、などほんとうに様々です。是非みなさまオリジナルの2次会のスケジュールを組んでみてくださいね!

会場によって時間配分がきちんと決まっていたり、お見送りやゲストが全員出るとこまでで時間を区切る会場もありますので、一度会場のスタッフさんにも進行スケジュールを見せて確認してもらってください! 

 

②進行が決まればBGMも決めましょう

BGMは会場で用意してもらえる場合と、幹事が用意しないといけない場合がありますので、打ち合わせの際にしっかり確認しておきましょう。また幹事が用意する場合、携帯の音源を流せるのか、CDに焼いてきたほうがいいのかも併せて確認します(※ただ著作権の問題もありますので、会場側で用意してもらうのが一番いいんですけどね)

 

 

4.2次会当日までに用意をしないといけない物

ここでは当日までに幹事さんに用意しておいてほしいものをまとめています。

①当日の進行スケジュールに合わせた台本

特に初めて司会をされる方に用意してほしいのが、台本です。何回も司会をしている方や、人前で話すことに慣れている方も一応用意することがおすすめ。打ち上げや一般パーティと違い、結婚というイベントには使ってはいけない言葉=忌み言葉というものが存在します。(切る、別れる、分かれる、離れる 等)台本におこして事前にチェックしておけば、うっかり意味言葉を使ってしまった!なんてことも防ぐことができます。また、人前に出ることに慣れてらっしゃらない方は、頭が真っ白になった時のためにも用意しておくことを強くオススメします。

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②当日のおつりの準備

会場によっては両替に応じてくれないところも多いので、会費のおつり用に細かいお金を用意しておきましょう。千円札、小銭など、会費の設定によって必要なおつりは異なります。

 

③景品やゲームグッズなどの買い出し

計画しているゲームの数に合わせて、景品を用意しなければいけません。最近ではネットで景品やビンゴカードなどすべてがセットで注文できる便利なものもあります。時間がなかなかうまく取れない幹事さんはネット注文を活用するのもオススメです。また、大量の景品を保管しておくのも大変なので、会場にいつから景品を預かってくれるのか確認し、その日に合わせて買い出しに行くのがいいでしょう!

 

いかがでしたでしょうか。幹事さんは大変ですが、お願いされたということは新郎新婦からとっても頼りにされているということ。しっかり準備をして、楽しい2次会にしてください!